Planejar uma campanha de matrícula escolar envolve pensar em diversos aspectos importantes para ampliar a captação de alunos. Da mesma forma, é necessário ainda descobrir como fidelizar os antigos. As estratégias precisam ser efetivas, já que a saúde financeira de instituições particulares depende exclusivamente das mensalidades dos estudantes matriculados.
Mas como começar e o que exatamente precisa ser realizado ainda deixa muitos gestores com dúvidas! Por isso, preparamos uma lista com 10 itens que não podem faltar no planejamento da sua próxima campanha de matrícula. Continue a leitura para conhecer informações e dicas que vão fazer a diferença na sua organização.

1. Defina objetivos claros
Para realizar um planejamento mais preciso da campanha de matrícula, é essencial efetuar uma análise adequada do ano anterior. Diversos aspectos devem ser considerados, com ênfase na busca pela melhoria contínua, sempre procurando fazer mais e melhor.
Para isso, é fundamental ter acesso a dados e informações precisos e atualizados sobre o negócio educacional. Essas informações corretas são essenciais para definir novos objetivos. Tal determinação engloba:
- a precificação adequada;
- a comunicação clara do valor dos serviços educacionais;
- o cálculo preciso de taxas de evasão e de inadimplência;
- e a definição ideal do número de alunos por turma, por exemplo.
A partir dessa avaliação, fica mais simples estipular metas claras e que façam realmente sentido para a escola.
Estabelecer metas específicas de matrícula e de conversão
Na hora de determinar os objetivos da sua campanha, também é importante ter metas específicas quanto a matrículas e conversão. Você pode escolher aumentar:
- o percentual de matrículas;
- a taxa de conversão de leads;
- o número absoluto de matrículas;
- a demanda por vagas;
- ou mesmo a taxa de preenchimento de vagas.
Ajuste essas metas conforme as características e os objetivos da sua escola. Nesse sentido, considere a capacidade de atendimento, o público-alvo e outros fatores relevantes.
2. Identifique o público-alvo
Identificar o público-alvo da sua instituição é fundamental para uma campanha de matrícula efetiva. Isso permite direcionar melhor os seus esforços de marketing e comunicação, bem como concentrar recursos onde há maior potencial de retorno.
Para isso, é preciso compreender o perfil dos alunos desejados. Leve em conta a faixa etária, a localização geográfica, os interesses e as necessidades educacionais. Procure responder às seguintes perguntas:
- Qual é o perfil das famílias que frequentam a minha escola?
- Qual é a faixa etária dos pais?
Identifique esses perfis e colete dados para criar a persona ideal para a sua escola. Esses insights serão fundamentais para direcionar suas estratégias e garantir que você se conecte às famílias certas de maneira efetiva.
Identifique as necessidades dos pais e dos potenciais alunos
Compreenda as necessidades dos pais e dos alunos que você deseja atingir com a sua campanha de matrículas. Isso proporciona uma série de benefícios significativos para a escola.
Em primeiro lugar, ter esse conhecimento permite personalizar a oferta educacional conforme o que o seu público está buscando. Ao entender interesses, preferências e preocupações, a escola pode adaptar sua proposta de valor para atender a essas demandas específicas.
A comunicação pode se tornar ainda mais efetiva. Nesse contexto, é possível destacar de maneira mais clara os benefícios e as vantagens da escola. Enfatize como ela aborda as preocupações e oferece soluções para os desafios enfrentados pelas famílias.
Identificar essas necessidades também auxilia no alinhamento das expectativas com o que a escola oferece. Desse modo, evita os mal-entendidos e aumenta a satisfação dos clientes.
Além disso, saber quais são os anseios dos pais e dos alunos possibilita melhorias constantes na oferta educacional. O objetivo é propiciar soluções cada vez mais relevantes para o seu público-alvo.
3. Tenha uma estratégia de comunicação integrada
A estratégia de comunicação integrada desempenha um papel crucial no sucesso de uma campanha de matrícula escolar. Ela envolve a coordenação e o alinhamento de diferentes canais de comunicação para alcançar o público-alvo de forma eficaz e consistente.
Ao combinar elementos e interações, essa abordagem garante uma mensagem unificada e coerente. De igual maneira, maximiza o impacto e a conscientização sobre a instituição de ensino.
Mídias sociais
Por meio de plataformas como Facebook, Instagram, Twitter, TikTok e LinkedIn, a escola pode alcançar um público amplo e diversificado.
Nesse sentido, é importante criar conteúdo relevante e envolvente. Compartilhe informações sobre os diferenciais da instituição, depoimentos de alunos e de pais satisfeitos. Além disso, promova eventos e atividades relacionados à matrícula.
A interação com os seguidores e o monitoramento de comentários e de mensagens são aspectos essenciais. Eles atuam para construir relacionamentos positivos e atrair potenciais matrículas.
Site
O site da escola exerce um papel central na estratégia de comunicação integrada. Ele serve como uma vitrine digital, onde pais e alunos podem encontrar informações essenciais sobre a instituição. Isso inclui programas acadêmicos, infraestrutura, corpo docente, atividades extracurriculares e processos de matrícula.
É fundamental garantir que o site seja atraente, de fácil navegação, otimizado para SEO e dispositivos móveis. Ademais, precisa conter chamadas claras para ação, como formulários de contato e solicitação de informações adicionais.
Anúncios pagos
Os anúncios pagos têm uma contribuição estratégica na ampliação do alcance da campanha de matrícula escolar. Plataformas como o Google Ads e o Meta Ads oportunizam que a escola segmente o seu público-alvo com precisão. Assim, exibem anúncios relevantes para as pessoas certas. Os anúncios devem:
- transmitir os diferenciais da instituição;
- destacar as vantagens de estudar na escola;
- e incentivar os interessados a agendar visitas, participar de eventos de matrícula ou preencher formulários de interesse.
Mídia OOH
A mídia out-of-home (OOH) complementa as ações de marketing digital e inclui elementos como:
- outdoors;
- painéis digitais;
- anúncios em transporte público;
- e espaços publicitários em locais estratégicos da comunidade.
Essa forma de comunicação externa ajuda a aumentar a visibilidade da escola. Consequentemente, esta alcança os potenciais alunos e as suas famílias em diferentes momentos e locais do seu dia a dia.
É importante criar anúncios impactantes, com mensagens claras e informações de contato visíveis. Isso ajuda a despertar o interesse e a curiosidade em relação à escola.
4. Passe mensagens persuasivas e diferenciadas
Criar mensagens convincentes, destacando os diferenciais do colégio, é um desafio para atrair a atenção de pais e potenciais alunos.
Antes de criar as mensagens, faça uma lista com necessidades, desejos, preocupações e expectativas quanto à educação do seu público-alvo. Com base nesse conhecimento, fica mais fácil adaptar a sua mensagem para se conectar emocionalmente com eles.
Lembre-se de destacar os diferenciais que podem beneficiar os alunos e contribuir para o desenvolvimento acadêmico e pessoal deles. Vale abordar:
- programas acadêmicos diferenciados;
- metodologias inovadoras;
- professores qualificados;
- instalações modernas;
- parcerias com instituições renomadas;
- ou projetos extracurriculares exclusivos.
Nada é mais persuasivo do que depoimentos e histórias reais de alunos e de pais satisfeitos. Use a prova social em suas mensagens, seja por meio de vídeos, citações ou histórias de sucesso. Essas experiências reais ajudam a criar confiança e demonstram os resultados positivos obtidos por aqueles que escolheram a sua escola.
Dados e estatísticas também são uma boa alternativa para respaldar suas mensagens e demonstrar a qualidade do ensino em sua instituição. Inclua taxas de aprovação em exames, índices de ingresso em universidades, prêmios conquistados por alunos, taxas de satisfação dos pais, entre outros.
Para incentivar a ação imediata dos interessados, crie um senso de urgência nas mensagens. Para isso, utilize prazos de inscrição limitados, vagas limitadas ou benefícios especiais oferecidos apenas aos primeiros matriculados.
Por último, não se esqueça de adaptar as mensagens aos diferentes canais de comunicação utilizados na sua campanha. Considere as características e as preferências do público-alvo em cada plataforma.
5. Crie uma landing page dedicada
Contar com uma landing page dedicada é uma estratégia eficaz para impulsionar a conversão em uma campanha de matrícula escolar.
Essa página exclusiva visa a direcionar os visitantes para uma ação específica. Por exemplo, preencher um formulário de contato ou se inscrever para obter mais informações. Ao projetar uma LP eficiente e persuasiva, você pode:
- aumentar o engajamento dos pais e dos potenciais alunos;
- capturar informações valiosas;
- e incentivar a matrícula na sua instituição de ensino.
Formulário de contato
O formulário de contato é parte fundamental de uma landing page. Ele possibilita que os visitantes forneçam as suas informações de contato, como nome, e-mail, telefone e outros dados relevantes.
Certifique-se de que o formulário seja simples, de fácil preenchimento, e solicite apenas as informações essenciais. Evite torná-lo muito longo ou complexo, pois isso pode desencorajar os visitantes a completarem o processo.
Além disso, inclua uma mensagem de confirmação ou de agradecimento após o envio do formulário. Demonstre, assim, que a solicitação foi recebida e será processada.
Chamadas para ação (CTA)
As chamadas para ação (CTA) são elementos visuais ou textuais que incentivam os visitantes a realizarem a ação desejada. Como exemplos, podemos citar “Inscreva-se agora”, “Solicite mais informações” ou “Agende uma visita à escola”.
É importante que as CTAs sejam atrativas, claras e facilmente identificáveis na página. Por isso, use cores contrastantes, fontes chamativas e posicione as CTAs de forma estratégica para chamar a atenção dos visitantes.
Além disso, personalize as CTAs conforme a etapa do processo de matrícula na qual os visitantes se encontram. Isto é, ofereça opções relevantes para cada estágio.
6. Use anúncios segmentados on-line
O uso de anúncios segmentados on-line direciona mensagens específicas e personalizadas para o público-alvo. Assim, maximiza o impacto e a relevância da sua campanha de matrícula.
É possível atingir grupos específicos de pais e potenciais alunos com base em critérios demográficos, interesses e comportamentos on-line. Afinal, a segmentação precisa é um dos principais benefícios desse tipo de anúncio.
Pode-se orientar anúncios segmentados por informações como faixa etária, localização geográfica, interesses educacionais e ocupação dos pais. Dessa forma, a mensagem é direcionada para aqueles mais propensos a se interessar pela escola, aumentando as chances de conversão.
Além disso, há as plataformas de publicidade digital, como as redes sociais e os mecanismos de busca. Elas possibilitam atingir inúmeras pessoas que se enquadram no perfil do público-alvo. Essa abordagem expande a presença geográfica, com anúncios para regiões específicas onde se deseja atrair mais matrículas.
É importante ressaltar também que os anúncios segmentados on-line proporcionam a oportunidade de acompanhar e otimizar o desempenho das campanhas. Com métricas e análises detalhadas, é possível avaliar a eficácia dos anúncios e fazer ajustes conforme necessário, aprimorando continuamente as campanhas.

7. Implemente um sistema de CRM
Um CRM (Customer Relationship Management) permite gerenciar e acompanhar o relacionamento com os pais e os potenciais alunos – desde o primeiro contato até a efetivação da matrícula.
No software, a escola pode centralizar e organizar todas as informações relevantes dos pais e dos alunos, como:
- os dados de contato;
- as preferências;
- o histórico de interações;
- e o estágio do processo de matrícula.
Isso proporciona uma visão completa e integrada de cada lead, possibilitando um acompanhamento personalizado e eficiente.
Também é possível automatizar tarefas e comunicações, agilizando o processo de matrícula e garantindo um atendimento de qualidade. Por exemplo, você pode configurar lembretes automáticos para acompanhar os pais em diferentes etapas do processo. Envie ainda mensagens personalizadas de acompanhamento e ofereça suporte para dúvidas e necessidades específicas.
Ademais, o CRM oferece recursos analíticos poderosos para avaliar o desempenho da campanha de matrícula e tomar decisões baseadas em dados. É possível rastrear métricas importantes, como:
- as taxas de conversão;
- a origem dos leads;
- a eficácia das estratégias de comunicação;
- e o tempo médio do ciclo de matrícula.
Essas informações fornecem insights valiosos para otimizar a campanha e alocar os recursos de forma mais eficiente.
Outro benefício do sistema é a capacidade de personalizar a comunicação e enviar conteúdo relevante e direcionado. Por exemplo, newsletters, convites para eventos, informações sobre programas específicos da escola, entre outros. Essa abordagem ajuda a construir relacionamentos mais fortes e aumenta a probabilidade de conversão.
A implementação de um CRM requer planejamento e integração com outros sistemas da escola – como site, formulários de contato e ferramentas de automação de marketing. É importante garantir a coleta adequada de dados e o cumprimento das regulamentações de privacidade e de proteção de dados.
8. Ofereça um tour virtual
O tour virtual tem se tornado uma ferramenta cada vez mais popular e eficaz em campanhas de matrícula escolar. Trata-se de uma experiência imersiva que permite aos pais e aos alunos explorarem virtualmente as instalações da escola. E, o melhor, não há a necessidade de estar fisicamente presente.
Ao oferecer um tour virtual, a escola proporciona a oportunidade de visualizar os espaços físicos interativamente. Movendo-se virtualmente pelos ambientes, ampliam-se os detalhes e exploram-se os recursos disponíveis. Isso oportuniza que eles se familiarizem com a estrutura da escola e tenham uma ideia precisa do que ela oferece.
Além disso, o tour virtual pode ser enriquecido com recursos adicionais, como:
- vídeos;
- depoimentos de alunos e de professores;
- informações sobre programas acadêmicos e atividades extracurriculares;
- infraestrutura esportiva, entre outros aspectos relevantes.
Uma das vantagens do tour virtual é a disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem restrições de horários. Isso proporciona flexibilidade e comodidade, para os interessados explorarem a escola no seu próprio ritmo, sem pressa.
Outro benefício importante é a possibilidade de compartilhar o tour virtual facilmente com amigos, familiares e colegas. Os pais e os alunos podem compartilhar o link do tour virtual em suas redes sociais ou por e-mail. Desse modo, outras pessoas também têm acesso à experiência virtual e conhecem a sua escola.
9. Organize campanhas de indicação
Ao incentivar pais e alunos atuais a indicarem a escola para outras pessoas, sua instituição pode expandir a base de potenciais estudantes. Além disso, é possível ainda fortalecer a reputação da escola.
Uma campanha de indicação bem-sucedida começa com a criação de um programa de incentivo atrativo. Esta pode incluir recompensas ou benefícios para quem indicar com sucesso novos alunos para a escola. As recompensas podem variar de descontos nas mensalidades, brindes especiais e isenção de taxas a participações em eventos exclusivos.
É essencial que a escola comunique claramente o programa de indicação aos pais e aos alunos atuais. Isso pode ser feito por meio de e-mails, comunicados impressos, reuniões escolares ou até mesmo redes sociais. É importante destacar os benefícios da indicação, como a oportunidade de compartilhar uma experiência educacional positiva com amigos e familiares.
Além disso, disponibilize materiais de divulgação, como folhetos, cartões de indicação ou links personalizados. Pense em materiais que possam ser compartilhados facilmente e que ajudem a transmitir informações importantes da escola para as pessoas indicadas.
Para maximizar o impacto das campanhas de indicação, é recomendável estabelecer metas claras e acompanhar o progresso. Avalie o desempenho da campanha e reconheça os pais e os alunos que contribuíram significativamente para ela. Também é útil manter os participantes atualizados sobre o progresso da campanha e dar feedbacks sobre o impacto das indicações.
Lembre-se ainda de que é fundamental valorizar e reconhecer aqueles que participam das campanhas de indicação. Agradecimentos pessoais, certificados de reconhecimento ou até mesmo a criação de um programa de embaixadores: tudo é válido. Os pais e os alunos mais engajados se tornam porta-vozes da escola.
10. Realize monitoramento e análise contínuos
O monitoramento e a análise contínuos viabilizam:
- acompanhar o desempenho da sua campanha de matrícula escolar;
- identificar áreas de melhoria;
- e tomar decisões informadas com base em dados concretos.
Nesse contexto, há três métricas importantes a serem consideradas. São elas: a taxa de conversão, o custo por lead (CPL) e o retorno sobre o investimento (ROI).
Taxa de conversão
A taxa de conversão é uma métrica-chave que mede a eficácia da campanha em transformar leads em matrículas efetivas. Ela representa a porcentagem de leads gerados pela campanha que realmente se matricularam na escola.
Para calcular a taxa de conversão, divide-se o número de matrículas pelo número total de leads. Em seguida, multiplica-se por 100 para obter a porcentagem. Acompanhar e analisar a taxa de conversão durante a campanha é essencial para entender o desempenho das estratégias de marketing adotadas.
Se a taxa de conversão estiver baixa, podem ser necessários ajustes:
- na abordagem de comunicação;
- no direcionamento do público-alvo;
- ou na oferta de benefícios adicionais para incentivar a matrícula.
Curso por lead (CPL)
O CPL é uma métrica que quantifica o investimento necessário para obter cada lead qualificado na campanha. Ele é calculado dividindo-se o valor total investido na campanha pelo número de leads gerados.
O CPL permite avaliar a eficiência dos canais de marketing utilizados e determinar a relação custo-benefício de cada um. Ao monitorá-lo, é possível identificar quais canais estão gerando leads de qualidade a um custo mais baixo. Assim, otimiza-se o investimento em marketing.
Além disso, pode-se realizar ajustes estratégicos para melhorar a eficácia das campanhas e reduzir o custo por lead. Por exemplo, refinamento do público-alvo, otimização de anúncios ou implementação de estratégias de remarketing.

Retorno sobre o investimento (ROI)
O ROI é uma métrica que avalia o lucro gerado em relação ao investimento realizado na campanha de matrícula escolar. É calculado subtraindo-se o custo total da campanha da receita gerada com as matrículas e dividindo-se o resultado pelo custo total da campanha. Ao final, multiplica-se por 100 para obter a porcentagem de retorno.
O monitoramento do ROI permite avaliar o sucesso financeiro da campanha e determinar se o investimento está gerando retorno positivo. Com base nessa análise, podem ser feitos ajustes em estratégias de marketing, alocação de recursos e definição de metas financeiras realistas.
Pronto para colocar em prática esses 10 itens para um planejamento efetivo da sua campanha de matrícula escolar? Você pode contar com a expertise da Elévon para potencializar os seus resultados.