Você provavelmente já começou os preparativos para a próxima campanha de matrículas da sua escola, certo? E se a gente te contar que seu planejamento pode contar com uma ferramenta poderosa para aumentar a eficiência desse processo? O RD CRM para a gestão de matrículas vai muito além de um banco de dados.
Acompanhe a leitura e conheça os benefícios e as dicas práticas para aproveitar o sistema ao máximo. Assegure uma experiência aprimorada tanto para a equipe administrativa quanto para os alunos e os responsáveis.
Benefícios do RD CRM para a gestão de matrículas
O RD CRM para a gestão de matrículas oferece benefícios significativos – especialmente pela sua capacidade de centralizar e automatizar as interações com alunos e responsáveis.
Com essa ferramenta, reúna informações relevantes e atualizadas em um único sistema, facilitando o acesso e o gerenciamento dos dados. Isso significa que todas as interações, como e-mails, telefonemas e reuniões, podem ser registradas. Dessa forma, garante-se o histórico completo para facilitar a comunicação e o acompanhamento de cada etapa do processo.
A automação das interações é outra grande vantagem do RD CRM. Ela implica economia de tempo e redução de erros para interações eficientes e consistentes. Com essa funcionalidade, você pode automatizar tarefas como envio de e-mails de boas-vindas, lembretes de documentação e confirmação de matrícula.
O RD CRM é, portanto, uma ferramenta indispensável para a gestão de matrículas. Ele traz praticidade, organização e eficiência para o processo.
Aumento da eficiência no processo de matrícula
A utilização do RD CRM proporciona maior agilidade nos processos. Tarefas como preenchimento de formulários, atualização de informações e envio de documentos podem ser realizadas de forma automatizada e integrada. Com a redução expressiva no tempo gasto com essas atividades, a equipe pode se concentrar em outras tarefas estratégicas.
Também é possível armazenar e acessar de forma segura todos os documentos relacionados às matrículas – como formulários de inscrição, históricos escolares e comprovantes de pagamento. Isso elimina a necessidade de procurar informações em diferentes locais ou de depender de documentos físicos. Consequentemente, assegura a integridade e a organização dos dados.
A centralização dos documentos facilita a tomada de decisões e o compartilhamento de informações entre os diferentes setores da instituição. Estes podem então alinhar esforços em busca do sucesso do processo de matrícula.
Com o RD CRM para a gestão de matrículas, a instituição personaliza e customiza todos os pontos de contato com o usuário. Dessa maneira, gera uma experiência mais individualizada para fortalecer o relacionamento com a comunidade.
Acompanhamento do funil de matrículas
O RD CRM oferece uma funcionalidade essencial para a gestão de matrículas: o acompanhamento do funil de matrículas, com destaque para a automatização de tarefas.
O sistema pode gerar automaticamente e enviar para pais e alunos os formulários necessários para preenchimento e assinatura. Assim, elimina-se a necessidade de realizar esse processo manualmente, poupando tempo e evitando possíveis erros.
À medida que pais e alunos fornecem novas informações – como endereço, telefone ou e-mail –, o sistema atualiza esses dados em todos os registros pertinentes. Desse modo, garante a consistência e a precisão dos dados.
Com o acompanhamento do funil de matrículas e a automatização dessas tarefas, sua equipe direcionará esforços para outras atividades estratégicas. Igualmente, atuará em ações que contribuam para o crescimento da instituição.
Funil de vendas para gerenciar as matrículas com o RD CRM
O funil de vendas é uma metodologia importante para mapear e acompanhar as etapas do processo. Abrange desde o primeiro contato até a efetivação da matrícula.
No RD CRM, ele é essencial para o gerenciamento eficiente desse processo. Permite visualizar clara e organizadamente cada etapa do funil, como:
- a geração de leads;
- as tentativas de contato;
- as visitas agendadas e realizadas;
- a confirmação de matrículas e outras etapas relevantes.
Assim, temos uma visão completa e em tempo real de como os prospects estão avançando no processo de matrícula. Tal panorama facilita a tomada de decisões estratégicas e o direcionamento dos esforços da equipe.
Novo lead
Um novo lead entrou no funil de vendas do RD CRM para a gestão de matrículas. Nesse momento, tem início uma jornada de acompanhamento e nutrição até a efetivação da matrícula.
O sistema oferece recursos para registrar e rastrear todas as interações e informações relevantes desse novo lead. Isso ocorre desde que ele é capturado, seja através de um formulário de interesse, uma ligação ou um evento.
A partir da inserção de suas informações no sistema, é possível atribuir tarefas automáticas para a equipe. O RD CRM também possibilita registrar anotações sobre as interações realizadas, mantendo um histórico completo do relacionamento com o lead.
Essa centralização de dados e a automação de tarefas facilitam a organização e o engajamento da equipe de vendas. Assim, asseguram uma abordagem personalizada e efetiva em todas as etapas do funil de vendas.
Tentativa de contato
A equipe de matrículas segue diferentes caminhos para estabelecer comunicação e iniciar o processo de engajamento com os leads captados. O RD CRM facilita essa abordagem, já que a equipe pode registrar todas as ações realizadas nas tentativas de contato.
Com o RD CRM, é possível criar templates de e-mails que sejam adequados a diferentes estágios do funil de vendas. Esses e-mails:
- contêm informações relevantes sobre a instituição, como seus diferenciais e benefícios;
- despertam o interesse dos leads;
- e incentivam-nos a dar continuidade ao processo de matrícula.
Além dos e-mails, a equipe de matrículas pode optar por telefonemas para estabelecer uma conexão mais direta com os leads. As ligações realizadas podem ser registradas no RD CRM. Isso inclui anotações sobre o conteúdo da conversa, dúvidas levantadas pelo lead e próximos passos a serem tomados.
Outra forma de contato a ser utilizada é o envio de mensagens. Este acontece por meio de SMS ou de aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatStation – extensão gratuita do RD CRM que possibilita a integração com o WhatsApp.
Por ser mais ágil e informal, essa comunicação também costuma ser mais fácil. Ela mantém os leads informados sobre a escola e as etapas do processo de matrícula.
Em contato
Quando a equipe de matrículas está em contato com o lead, o objetivo é manter um relacionamento ainda mais próximo. Em outras palavras, nutrir o seu interesse com informações relevantes para que ele avance no processo de matrícula.
O RD CRM para a gestão de matrículas tem papel fundamental nessa etapa – especialmente no que diz respeito ao acompanhamento individualizado de cada lead. Isso garante que o diálogo seja contínuo e personalizado.
É possível enviar regularmente e-mails com conteúdo relevante, como newsletters, atualizações sobre a instituição, eventos ou atividades em destaque. Essas informações ajudam a manter o interesse dos leads e fortalecem o vínculo com a instituição.
Além disso, é importante realizar follow-ups regulares por telefone ou por mensagens. Verifique se há dúvidas, responda a perguntas adicionais e acompanhe o progresso do lead no processo de matrícula.
Essa abordagem proativa demonstra o comprometimento da instituição em atender às necessidades e preocupações dos leads. Por consequência, fortalece o relacionamento e aumenta a chance de matrícula.
Visita agendada
A visita agendada é um momento especial para que os potenciais alunos e os seus pais conheçam as instalações. Nesse momento, eles interagem com a equipe pedagógica e se envolvem com a proposta educacional da instituição.
O RD CRM facilita o agendamento e o acompanhamento das visitas, proporcionando um controle eficiente sobre essa etapa do processo. A equipe de matrículas:
- registra todas as informações relacionadas à visita, como data e horário agendados, participantes, preferências e necessidades específicas dos leads;
- organiza uma preparação adequada para recebê-los;
- oferece uma experiência ainda mais personalizada;
- estabelece um contato direto que ajuda a fortalecer a confiança e a formar uma conexão emocional;
- e, com isso, auxilia na tomada de decisão sobre a matrícula.
Visita realizada
Quando os leads têm a oportunidade de visitar a escola, é fundamental oferecer uma recepção calorosa. Promova um tour bem estruturado para causar uma boa impressão e fortalecer o interesse dos potenciais alunos e dos seus pais.
A preparação e o acompanhamento da etapa das visitas realizadas ficam mais práticos com os recursos disponíveis no RD CRM. Estes viabilizam uma organização eficiente, em que todos os detalhes são levados em consideração para oferecer uma experiência positiva. Isso porque uma equipe preparada e bem informada causa uma excelente primeira impressão.
Já o tour deve abranger as principais áreas e instalações relevantes, como:
- as salas de aula;
- os laboratórios;
- a biblioteca;
- as quadras esportivas;
- e os demais espaços que destacam a proposta educacional da instituição.
Durante o passeio, é interessante enfatizar os diferenciais da escola, os projetos pedagógicos e as atividades extracurriculares. Na mesma linha, responda a quaisquer perguntas que os visitantes possam ter.
Pré-matrícula
A etapa de pré-matrícula é um momento decisivo em que os leads manifestam interesse em efetuar a matrícula na instituição. Aqui, é essencial fornecer informações claras e precisas sobre os requisitos e procedimentos necessários. Assim, promova uma transição tranquila até a próxima fase do processo.
O RD CRM registra todas as informações relevantes sobre os leads e acompanha de perto o progresso de cada um. Isso inclui dados pessoais, interesse em matricular-se, preferências de cursos ou programas acadêmicos e quaisquer dúvidas ou solicitações específicas.
Apresente informações objetivas sobre os requisitos e os procedimentos necessários para efetivar a matrícula. Liste documentos requeridos, prazos de entrega, valores e formas de pagamento, políticas de cancelamento, entre outros.
O suporte e a disponibilidade da equipe relacionados ao processo de matrícula são fundamentais para transmitir confiança e facilitar a decisão.
GANHO
Pode comemorar! Essa etapa representa o resultado positivo, em que o lead efetiva a matrícula e se torna um aluno da escola. A conquista é de extrema importância para a instituição e para o lead convertido, trazendo benefícios significativos para ambas as partes.
Para a instituição, a fase GANHO representa a aquisição de um novo aluno. Isso significa o crescimento da base de estudantes e, consequentemente, o fortalecimento da instituição.
A matrícula efetivada traz resultados financeiros e sustentabilidade para a escola, contribuindo para o desenvolvimento de programas e projetos pedagógicos. Além disso, fornece recursos para investimentos em infraestrutura e melhoria contínua.
No entanto, o ponto-chave dessa etapa é a satisfação do lead convertido. O fato de esse lead ter escolhido efetivar a matrícula mostra que ele reconhece o valor e a qualidade do ensino. Também evidencia a adequação da proposta pedagógica às suas necessidades e expectativas.
Isso reflete diretamente na imagem da instituição e influencia na recomendação para outras pessoas. Igualmente, aumenta o potencial de captação de novos leads no futuro.
O RD CRM tem um grande papel na fase GANHO. Ele auxilia na organização e no acompanhamento do processo de matrícula. A equipe de matrículas utiliza o sistema para registrar todas as informações relevantes do aluno. Isso facilita a comunicação interna e permite um acompanhamento eficiente durante a sua jornada na instituição.
PERDA
Embora seja um desfecho indesejado, a fase PERDA deve ser avaliada como uma fonte de aprendizado e oportunidade de melhoria.
O RD CRM possui o registro de todas as interações e informações relevantes ao longo do processo de captação e acompanhamento. Assim, analisar esses dados possibilita entender os motivos pelos quais o lead optou por não seguir adiante com a matrícula.
Da mesma forma, é importante que a equipe de matrículas utilize essas informações para buscar oportunidades de aprimoramento contínuo. Isso envolve:
- a revisão das estratégias de captação;
- as melhorias nos pontos de contato com os leads;
- a oferta de benefícios adicionais;
- e mesmo o aperfeiçoamento da comunicação e do relacionamento com os interessados ao longo do funil de vendas.
Cada experiência deixa informações valiosas para aprimorar a estratégia de captação e aumentar as chances de sucesso nas próximas interações. Com o apoio do RD CRM, é possível obter insights precisos, embasar as decisões e melhorar continuamente a gestão de matrículas.
A importância de planejar a sua campanha de matrículas nos meses estratégicos
Setembro, outubro e novembro são meses que apresentam um alto volume de leads. Eles correspondem a aproximadamente 75% das oportunidades geradas ao longo do ano. Ou seja, é o momento ideal para ampliar as chances de conquistar resultados significativos.
Esse período estratégico é marcado por diversos fatores que contribuem para o aumento da busca por instituições de ensino. O início do segundo semestre escolar, a proximidade do término do ano letivo e a preparação para o próximo ano – esses são alguns dos motivos que impulsionam as famílias na procura por opções educacionais.
É favorável planejar a sua campanha de matrículas nesses meses. Dessa forma, você aproveita o momento em que os leads estão mais engajados e receptivos a explorar novas oportunidades educacionais.
Além disso, direcionar seus esforços de marketing e vendas para esses meses possibilita melhor distribuição de recursos e abordagem estratégica. Ou seja, otimiza o uso do tempo e dos investimentos.
É fundamental, portanto, que as instituições de ensino estejam preparadas para atender à demanda durante esses meses estratégicos. Para isso, é importante ter:
- processos bem definidos para o atendimento dos leads;
- equipes preparadas e capacitadas para responder a todas as perguntas e fornecer informações relevantes;
- uma estratégia de comunicação eficaz para nutrir e engajar os interessados ao longo do processo de matrícula.
Vantagens de utilizar o RD CRM para otimizar as suas campanhas nesses meses
O uso do RD CRM oferece diversas vantagens para otimizar suas campanhas de matrículas nos meses estratégicos do ano letivo. Com recursos avançados de gerenciamento de leads, acompanhe e analise o desempenho das suas campanhas de matrículas com maior eficiência.
Um dos principais benefícios é a capacidade de rastrear o progresso dos leads em cada etapa do funil de vendas. Da tentativa de contato inicial à fase de pré-matrícula, o RD CRM registra e organiza todas as interações e informações relevantes.
Dessa maneira, proporciona uma visão completa de todo o processo. Com isso, fica mais fácil identificar gargalos, pontos de melhoria e oportunidades de aprimoramento em suas estratégias de vendas.
Com base nos dados coletados, é possível avaliar o impacto de diferentes abordagens, canais de comunicação e ações de marketing. Essas informações são valiosas para ajustar suas estratégias em tempo real, otimizando o direcionamento de recursos e maximizando chances de conversão.
Além disso, o RD CRM simplifica a gestão de leads, reduzindo a carga de trabalho manual da equipe. Automatizar tarefas, como envio de formulários, lembretes de pagamento e atualização de informações dos leads, economiza tempo. Ademais, permite que sua equipe se concentre em outras atividades, como o relacionamento próximo com os interessados e a personalização das interações.
Bônus: qual é o tempo médio para efetivar a matrícula?
Se você chegou até aqui, é hora de conferir o bônus que preparamos. Como falamos nos tópicos anteriores, os meses de setembro, outubro e novembro são cruciais. Nesse período, o volume de leads corresponde a cerca de 75% de todas as oportunidades geradas durante o ano, lembra?
Diante dessa constatação, julho e agosto são os melhores meses para o lançamento da sua campanha de matrículas. Sabe por quê?
Levantamos o tempo médio que um lead costuma levar para decidir fechar ou não uma matrícula com uma instituição de ensino. Como resultado desse estudo, entendemos que:
- leads captados no mês de julho demoram 72 dias até a decisão;
- em agosto, o tempo para maturar a ideia é de 46 dias;
- no mês de setembro, esse tempo cai para 35 dias;
- em outubro, esse processo leva em torno de 21 dias;
- para novembro, o prazo costuma ser de 14 dias;
- em dezembro, apenas 8;
- no mês de janeiro, cai para 5 dias;
- em fevereiro, são 2 dias;
- e, finalmente, em março, são 4 dias.
Geralmente, quem administra o processo de matrículas demora mais para desistir de um lead captado numa campanha lançada em junho ou julho. O oposto ocorre com uma oportunidade captada em janeiro, por exemplo.
É válido acompanhar e gerenciar essa jornada a partir do RD CRM para a gestão de matrículas. A análise precisa de dados e métricas possibilita planejar toda a estratégia com muito mais chances de acertos.
Faz sentido para você também?
Resultados mensuráveis e crescimento sustentável com o RD CRM
O RD CRM oferece métricas e relatórios detalhados sobre o desempenho de suas campanhas. Desse modo, viabiliza uma análise profunda do impacto de suas estratégias.
Com essas informações, você identifica quais abordagens e ações geram melhores resultados em termos de captação e conversão de leads. Ao compreender o que está funcionando, fica mais prático aprimorar continuamente as suas táticas. Você consegue ainda otimizar as suas campanhas para maximizar o retorno sobre o investimento.
Além disso, o RD CRM fornece uma visão abrangente do processo de matrícula, do primeiro contato à efetivação. Os dados coletados viabilizam detectar gargalos, pontos de melhoria e oportunidades de aprimoramento em seu processo de captação e acompanhamento.
Dessa forma, é possível desenvolver um sistema de matrículas mais eficiente e lucrativo, resultando em crescimento sustentável para sua instituição.
Construa uma base de leads qualificados e aperfeiçoe constantemente suas estratégias com foco nos resultados mensuráveis fornecidos pelo RD CRM. Assim, você também:
- fortalece a sua presença no mercado;
- aumenta a sua eficácia em atrair e converter leads;
- e garante um desempenho cada vez melhor ao longo do tempo.
O uso do RD CRM para a gestão de matrículas contribui para as decisões mais acertadas. O desenvolvimento de um processo muito mais eficiente impulsiona o sucesso de sua instituição de ensino.
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