Com a competitividade do mercado educacional, estruturar um processo de vendas para escolas é o recurso certo. Isso permite criar uma abordagem efetiva, capaz de aumentar o número de novas matrículas e cativar os alunos existentes.
Um dos segredos está na antecipação, tanto para planejar suas ações quanto para organizar cada uma delas. Essas operações precisam ainda ser executadas em etapas para alcançar o objetivo principal: um novo estudante matriculado na sua instituição.
Neste texto, vamos falar sobre as melhores práticas e as características de um processo de vendas para escolas que realmente funcione. Também preparamos um passo a passo com todas as fases para sua instituição atrair mais alunos do que nunca!
Características fundamentais do processo de vendas
Para que um processo de vendas seja eficaz, especialmente no contexto educacional, deve possuir certas características. Estas possibilitam que ele seja replicável, gerenciável e ajustável conforme necessário. Confira quais são elas!
Ensinável
Um processo de vendas para escolas ensinável é aquele facilmente compreendido e replicado por qualquer membro da equipe. Para isso, os procedimentos e as estratégias precisam ser documentados e padronizados.
Quando cada colaborador entende perfeitamente seu papel e as etapas a seguir, a consistência nas abordagens e nos resultados é garantida. Treinamentos regulares e materiais de apoio são essenciais para manter todos alinhados e devidamente preparados.
Escalável
A escalabilidade viabiliza o crescimento sustentável de uma escola. Nesse sentido, um processo comercial escalável pode ser expandido sem perder eficiência ou qualidade.
São necessários, portanto, sistemas e ferramentas que suportem um aumento no volume de leads e matrículas. Eles devem ter a capacidade de integrar novos membros na equipe de vendas de forma fluida.
A escalabilidade garante que sua escola cresça e atenda a mais alunos sem enfrentar gargalos ou sobrecargas.
Mensurável
Para aprimorar continuamente o processo de vendas, ele também precisa ser mensurável. Isso se dá por meio de métricas estabelecidas e do acompanhamento contínuo do desempenho de cada etapa do processo.
Indicadores como taxa de conversão, número de leads qualificados, tempo médio de fechamento e satisfação do cliente fornecem insights relevantes.
Com dados precisos, você identifica áreas de melhoria, toma decisões e ajusta as estratégias para alcançar ótimos resultados.
Previsível
Um processo de vendas para escolas previsível é aquele que oferece resultados consistentes e confiáveis ao longo do tempo. Essa previsibilidade possibilita um planejamento mais eficaz, tanto em termos de recursos quanto de metas a serem alcançadas.
A previsibilidade é alcançada com padronização das práticas de vendas e análise dos dados de desempenho, para antecipar desafios e oportunidades. Tudo isso dá à instituição uma base sólida para crescer de forma estável e segura.
Leia também: Guia supremo para a campanha de matrículas
Passo a passo de um processo comercial padrão para escolas
Para implementar um processo de vendas nas escolas, é necessário seguir um roteiro bem definido. Este precisa abranger todas as etapas, desde a prospecção até o pós-vendas.
Cada fase tem um papel único na jornada do cliente. Quando bem executadas, asseguram um aumento nas matrículas e na satisfação dos alunos e dos pais.
Preparamos um passo a passo prático para te ajudar!
Etapa 1 – Prospecção (pais interessados nos anos anteriores)
A prospecção é a primeira etapa do processo comercial e envolve a identificação de potenciais alunos.
Começar pelos pais que demonstraram interesse em anos anteriores é uma estratégia eficiente. Esses contatos já conhecem a escola e podem estar mais inclinados a considerar uma matrícula. Revisitar esses contatos também demonstra cuidado e interesse por parte da instituição.
Sua escola pode enviar e-mails personalizados ou fazer ligações para essas pessoas. Também é possível oferecer uma atualização sobre novos programas ou melhorias na escola para reengajá-los e despertar um novo interesse.
Essa abordagem muitas vezes resulta em conversão, visto que o relacionamento já foi parcialmente estabelecido.
Etapa 2 – Prospecção de novos contatos
Além de revisitar os contatos antigos, é necessário prospectar novos leads para expandir a base de alunos.
Você pode fazer isso com campanhas de marketing digital, participação em feiras educacionais, eventos comunitários e parcerias com outras instituições. Utilizar redes sociais e anúncios segmentados também é uma maneira eficaz para alcançar novos públicos.
Etapa 3 – Conexão (tentativas de contato)
A conexão é a etapa em que a escola faz o primeiro contato direto com os leads identificados na prospecção. Pode se dar através de ligações telefônicas, e-mails ou mensagens personalizadas.
O objetivo aqui é iniciar uma conversa e entender as necessidades e expectativas dos pais quanto à educação dos filhos. Depois de captar novos leads em uma campanha on-line, a equipe de vendas pode:
- enviar um e-mail de boas-vindas;
- ou fazer ligações para apresentar a escola e convidar os pais para uma visita.
Personalizar essas comunicações com base nas informações coletadas na prospecção aumenta a taxa de resposta e inicia um relacionamento positivo.
Etapa 4 – Qualificação (contatos engajados)
Na etapa de qualificação, é importante identificar quais contatos estão realmente interessados e têm potencial para se tornarem alunos. É preciso avaliar o nível de interesse e a compatibilidade entre as necessidades dos pais e as ofertas da escola.
Nesse sentido, o CRM é uma excelente ferramenta para acompanhar e registrar essas interações.
Um pai respondeu positivamente a um convite para visitar a escola ou solicitou mais informações sobre programas específicos? Então há um alto nível de interesse por parte dele. A equipe de vendas deve então priorizar esses contatos, fornecendo informações detalhadas e suporte personalizado para facilitar a decisão de matrícula.
Etapa 5 – Visita agendada
Agendar visitas possibilita que os pais conheçam a infraestrutura da escola, a equipe e a metodologia de ensino.
Quando bem planejada, a visita é um dos fatores decisivos para a matrícula. É importante confirmar a data e o horário da visita e enviar lembretes para garantir a presença dos pais.
Sua escola pode oferecer tours guiados e sessões de perguntas e respostas com professores e diretores. Preparar materiais informativos e apresentar depoimentos de outros pais e alunos ajuda a fortalecer a impressão positiva durante a visita.
Lembre-se de demonstrar transparência e disponibilidade para responder a todas as dúvidas!
Etapa 6 – Visita realizada
Depois da visita, é fundamental manter o contato e reforçar a impressão positiva deixada nos pais.
Agradeça a presença e envie um e-mail de acompanhamento com:
- um resumo das informações discutidas;
- detalhes sobre programas e benefícios da escola;
- e a oportunidade de responder a quaisquer perguntas adicionais que surgirem.
Da mesma forma, é importante fazer um follow-up pessoal, como uma ligação telefônica. Isso reitera o interesse em receber a criança na escola e abordar possíveis preocupações ou dúvidas.
Ofereça uma linha direta de comunicação e recursos adicionais, como vídeos sobre a escola. Essa ação ajuda a manter o engajamento dos pais e facilita a tomada de decisão para a matrícula.
Etapa 7 – Fechamento
O fechamento é a hora de concretizar a matrícula. Após o sinal verde dos pais, é o momento para agir rapidamente.
A equipe de vendas deve apresentar uma proposta formal e oferecer orientações claras sobre o processo de inscrição. Durante essa fase, é essencial abordar quaisquer preocupações ou dúvidas remanescentes dos pais, proporcionando confiança e segurança para a decisão.
Etapa 8 – Pós-vendas e fidelização do cliente
A etapa de pós-vendas é tão importante quanto as anteriores, já que contribui para a fidelização de pais e alunos. Essa fase envolve:
- o acompanhamento regular;
- o fornecimento de feedback sobre o progresso dos estudantes;
- e o envolvimento contínuo com a comunidade escolar.
Há ainda estratégias como organização de eventos para pais, envio de newsletters com atualizações escolares e promoção de atividades extracurriculares. Elas ajudam a manter os pais informados, satisfeitos e engajados. Consequentemente, aumentam a probabilidade de retenção e de recomendação da escola para outras famílias.
Veja também: Branding escolar: como trabalhar a marca da sua instituição de ensino?
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A agência também se destaca na implementação do RD CRM (Customer Relationship Management). Essa ferramenta poderosa gerencia o relacionamento com os clientes e otimiza o processo de vendas para escolas.
