Funil de captação de alunos: quais são as etapas do processo de vendas?

O funil de captação de alunos é uma ferramenta essencial para instituições de ensino que desejam atrair, engajar e matricular novos estudantes. 

Esse processo estruturado possibilita identificar e nutrir leads, transformando um simples interesse em uma matrícula efetuada. Daí a importância de conhecer e compreender cada uma das etapas desse funil.

Continue lendo para saber como utilizar o recurso e aplicar imediatamente no seu processo comercial. 

O que é e qual é a importância do funil de captação de alunos para uma escola?

O funil de captação de alunos consiste em uma estratégia de marketing e vendas. É estruturado para atrair, engajar e converter potenciais estudantes em alunos matriculados. 

O processo é dividido em várias etapas, do primeiro contato do interessado com a instituição até a concretização da matrícula. Com ações específicas e direcionadas em cada fase do funil, guia-se o prospect ao longo da sua jornada de decisão. Essa medida aumenta as chances de conversão.

O funil de captação de alunos possibilita que a instituição compreenda melhor o comportamento e as necessidades dos leads. Esse entendimento permite o desenvolvimento de estratégias mais eficazes de comunicação e relacionamento. Nesse sentido, como mencionamos, amplia a taxa de conversão de leads em matrículas. 

Quando bem estruturada, a ferramenta também ajuda a identificar pontos de melhoria no processo de captação, para ajustes rápidos e eficientes.

Os esforços nas etapas certas do funil contribuem ainda para direcionar os investimentos de marketing e vendas com maior precisão. Assim, evitam desperdícios e maximizam o retorno sobre o investimento. 

Etapas do funil de captação de alunos

O funil de captação de alunos é composto de várias etapas. Estas guiam o potencial estudante desde o primeiro contato com a escola até a matrícula e além. 

Cada uma tem objetivos e estratégias específicos, para que a instituição gerencie e otimize eficientemente o processo de captação. Conheça com detalhes as fases e as práticas a serem aplicadas na sua instituição. 

Etapa 1 – Prospecção (pais interessados de anos anteriores)

Na primeira etapa do funil, a escola foca pais e responsáveis que demonstraram interesse nos anos anteriores, mas não finalizaram a matrícula. Esses contatos já conhecem a instituição, o que facilita a reabertura do diálogo. 

Por meio de e-mails personalizados, telefonemas e convites para eventos, sua escola reengaja esses potenciais alunos. Isso se dá ao oferecer novas oportunidades e destacar melhorias ou novidades na proposta educacional.

Etapa 2 – Prospecção de novos contatos

A prospecção de novos contatos é a fase em que sua instituição vai buscar atrair novos leads. Aqui, são utilizadas estratégias de marketing digital, como campanhas de redes sociais, anúncios pagos e conteúdos ricos (e-books e webinars). 

Além disso, a participação em feiras educacionais e eventos comunitários também aumenta a visibilidade da escola para captar novos interessados. O objetivo é ampliar a base de contatos e iniciar novos relacionamentos.

Etapa 3 – Conexão (tentativas de contato)

Na etapa de conexão, sua escola vai começar a estabelecer um contato direto com os leads captados nas fases anteriores. Essa tentativa pode ser realizada por e-mails, telefonemas ou aplicativos de mensagens. 

O objetivo é iniciar um diálogo personalizado. Entenda necessidades e interesses dos pais e estudantes e apresente os diferenciais da instituição. Lembre-se de que a rapidez e a personalização no atendimento ajudam a manter o interesse dos leads.

Etapa 4 – Qualificação (contatos engajados)

A qualificação é uma etapa essencial do funil de captação de alunos. Nela, sua escola vai identificar quais leads estão realmente engajados e têm potencial para se tornar alunos. 

É necessário conduzir uma análise do comportamento dos contatos, verificando abertura de e-mails, participação em eventos e respostas a questionários. Leads qualificados recebem uma atenção especial, com informações mais detalhadas e convites para conhecer melhor a instituição.

Etapa 5 – Visita agendada

Uma vez que o lead está qualificado, a próxima etapa é agendar uma visita à escola. Nessa fase, sua instituição precisa facilitar o agendamento, oferecendo diversas opções de datas e horários. Nesse sentido, um bom sistema de agendamento on-line é um diferencial importante.

A comunicação deve ser clara e objetiva, destacando os benefícios da visita, como a oportunidade de:

• conhecer as instalações;
• conversar com professores;
• e entender melhor a proposta pedagógica. 

Etapa 6 – Visita realizada

A realização da visita constitui a chance de causar uma excelente primeira impressão. Nesse momento, é possível consolidar o interesse do potencial aluno e de seus responsáveis. 

Uma recepção calorosa e um tour bem organizado fazem toda a diferença. Durante a visita, é importante:

• apresentar as instalações;
• explicar a metodologia de ensino;
• mostrar os diferenciais da instituição;
• e responder a todas as dúvidas dos visitantes. 

Etapa 7 – Fechamento

Após a visita, chega a fase de fechamento, quando sua escola vai converter o interesse em matrícula. Nessa etapa, é preciso manter uma comunicação direta e objetiva, destacando os pontos fortes identificados durante a visita. Ofereça ainda facilidades no processo de matrícula, como descontos, planos de pagamento ou brindes. 

O acompanhamento próximo e a rápida resposta a quaisquer dúvidas ou obstáculos são essenciais para o sucesso nessa fase.

Etapa 8 – Pós-vendas e fidelização do cliente

O funil de captação de alunos não termina com a matrícula. Afinal, é importante continuar o relacionamento com os novos alunos e seus pais para que eles se sintam valorizados e bem atendidos. 

Faça acompanhamentos periódicos, pesquisas de satisfação, eventos exclusivos e programas de indicação. Com isso, mantenha alto o nível de satisfação e transforme os alunos em embaixadores da escola. Tais ações oportunizam atrair novos interessados de forma orgânica.

Leads ganhos e perdidos: o que são e como analisar essas taxas?

Leads ganhos e perdidos são métricas relevantes no processo de captação de alunos. Estas ajudam a escola a entender a eficácia de suas estratégias de marketing e vendas. 

Os leads ganhos são os contatos que foram convertidos com sucesso em matrículas. Os perdidos, por sua vez, são aqueles que, por algum motivo, não se matricularam. 

Analisar essas taxas possibilita conferir os pontos fortes e as áreas que precisam de melhorias no funil de captação de alunos. Para tal, é recomendado seguir alguns passos:

1. Coleta de dados: reúna dados detalhados sobre todos os leads que entraram no funil. Isso inclui informações demográficas, canais de captação, interações realizadas, motivos de perda (quando aplicável), entre outros.
2. Segmentação dos leads: divida os leads em categorias, como idade, localização, interesses e fonte de captação. Dessa forma, identificam-se padrões e tendências específicos que influenciam nas taxas de conversão.
3. Análise das taxas de conversão: calcule a taxa de conversão de leads em cada etapa para entender quais fases funcionam e quais precisam de ajustes. Por exemplo, quantos leads qualificados agendaram uma visita e quantos desses fecharam a matrícula?
4. Identificação de motivos de perda: verifique, por meio de feedback direto ou da análise de dados comportamentais, os motivos pelos quais os leads foram perdidos. Entre tais dados a serem analisados, podemos citar: preço da mensalidade, distância do colégio, não responde mais, etc.
5. Comparação e benchmarking: compare suas taxas de leads ganhos e perdidos com benchmarks ou dados históricos da própria escola. Dessa maneira, contextualize os resultados e defina metas realistas de melhoria.
6. Implementação de melhores práticas: implemente mudanças nas estratégias de captação a partir dos resultados das análises realizadas.
7. Monitoramento contínuo: monitore regularmente as métricas para fazer ajustes rápidos e manter um processo de captação de alunos eficiente e eficaz.

Como implantar o CRM na empresa em cada etapa do processo comercial?

A implantação de um CRM (Customer Relationship Management) otimiza o processo comercial – especialmente em instituições de ensino que desejam melhorar a captação de alunos. 

O sistema ajuda a gerenciar e analisar as interações com leads e clientes. Além disso, facilita a automação e a personalização das comunicações em cada etapa do funil de vendas. 

Etapa 1: Prospecção

Na fase de prospecção, o CRM ajuda a organizar e gerenciar os dados dos leads – tanto dos interessados em anos anteriores quanto dos novos contatos. Para implementar o CRM nessa etapa, siga estes passos:

1. Importação de dados: importe listas de contatos existentes, incluindo leads antigos e novos prospects.
2. Segmentação de leads: utilize o CRM para segmentar leads com base em critérios específicos, como idade dos alunos, localização ou fonte de captação.
3. Automação de marketing: configure campanhas automatizadas de e-mail marketing para engajar leads de forma contínua e personalizada.

Etapa 2: Conexão

Na fase de conexão, o CRM é utilizado para registrar todas as tentativas de contato e as interações com os leads. 

1. Registro de interações: utilize o CRM para registrar chamadas telefônicas, e-mails enviados e mensagens trocadas com cada lead.
2. Tarefas e lembretes: configure tarefas e lembretes automáticos para que todos os leads recebam follow-ups oportunos.
3. Integração de canais: integre o CRM com diferentes canais de comunicação, como e-mail, telefone e redes sociais, para centralizar todas as interações.

Etapa 3: Qualificação

Na qualificação, o CRM ajuda a identificar quais leads estão mais engajados e prontos para avançar no funil de vendas. 

1. Pontuação de leads: configure regras de pontuação de leads (lead scoring) com base em comportamentos. Por exemplo, abertura de e-mails, cliques em links e participação em eventos.
2. Etiquetas e filtros: utilize etiquetas e filtros para categorizar leads qualificados, facilitando a priorização dos mais engajados.
3. Relatórios de engajamento: gere relatórios de engajamento para monitorar o progresso e identificar oportunidades de melhoria.

Etapa 4: Visita agendada

Para a etapa de agendamento de visitas, o CRM automatiza e gerencia os agendamentos de maneira eficiente. 

1. Calendário integrado: utilize um calendário integrado ao CRM para agendar e gerenciar visitas com facilidade.
2. Notificações e lembretes: configure notificações automáticas para lembrar tanto a equipe quanto os leads sobre as visitas agendadas.
3. Confirmação de agendamento: envie e-mails ou mensagens automáticas de confirmação e lembretes de visitas.

Etapa 5: Visita realizada

Após a realização das visitas, o CRM ajuda a registrar feedbacks e a manter o contato com os leads. 

1. Registro de feedback: utilize o CRM para registrar observações e feedbacks obtidos durante a visita.
2. Seguimento personalizado: configure ações de follow-up personalizadas com base no feedback e no interesse demonstrado pelos leads.
3. Análise de dados: analise os dados de visitas para identificar padrões e melhorar futuras apresentações.

Etapa 6: Fechamento

Na fase de fechamento, o CRM auxilia na formalização das matrículas e na resolução de qualquer dúvida final. 

1. Gestão de propostas: utilize o CRM para criar e enviar propostas formais e contratos.
2. Automação de tarefas: configure automações para acompanhar o status das propostas e lembrar a equipe sobre as próximas ações.
3. Integração com pagamentos: integre o CRM com sistemas de pagamento para facilitar a transação e o acompanhamento financeiro.

Etapa 7: Pós-vendas e fidelização

No pós-vendas, o CRM é essencial para manter um relacionamento contínuo e satisfatório com os alunos e seus responsáveis. 

1. Acompanhamento de satisfação: utilize o CRM para enviar pesquisas de satisfação e coletar feedback dos novos alunos e pais.
2. Programas de fidelização: implemente programas de fidelização e campanhas de engajamento através do CRM.
3. Análise de retenção: gere relatórios de retenção para monitorar a satisfação e identificar áreas de melhoria contínua.

Em outras palavras, a implantação do CRM em cada etapa do funil de captação de alunos:

• viabiliza uma gestão mais eficiente;
• melhora a comunicação;
• personaliza interações;
• e otimiza recursos.

Desse modo, garante um crescimento sustentável e uma experiência positiva para todos os envolvidos.

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Os passos para implementar o RD CRM são relativamente simples. Entretanto, exigem um bom entendimento do sistema, além de atenção e cuidado para garantir que o processo seja bem-sucedido.

Por isso, contar com uma equipe de especialistas é essencial para o sucesso dessa operação. 

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